Foto: Jüri Kartul / Royal Experience
Foto: Jüri Kartul

    10 nippi eduka virtuaal- ja hübriidürituse korraldamiseks

    05.10.2020 Mari Pever
    Virtuaalset või hübriidüritust korraldades on hea silmas pidada formaadi eripära ning pidada silmas järgnevaid nippe, et tagada tõeliselt meeldejääv ja edukas üritus.

    1. Korralda üritus tõelises ürituspaigas. 

    Tee ülekanne oma kontori asemel näiteks hotelli konverentsikeskusest, spetsiaalselt loodud virtuaalürituse stuudiost või muust omanäolisest ürituspaigast.

    2. Testi oma üritus eelnevalt läbi. 

    Katseta, kas kõik ürituse planeeritud elemendid toimivad nii, nagu ette nähtud. Tutvusta ürituse tehnilisi lahendusi ja programmi ka esinejatele ja kõnelejatele, et nad õigel hetkel kõigega kursis oleksid.

    3. Arvesta aja sisse tehnilised viperused. 

    Tahes-tahtmata võib esineda väikeseid viperusi, arvesta ürituse kestusesse juba mõned lisaminutid sisse.

    4. Kaasa publik aktiivselt üritusse. 

    Tee küsitlusi, viktoriine, anna võimalus anonüümselt küsimusi esitada.

    5. Hoia publiku tähelepanu ja paku neile vaheldust. 

    Pikema ürituse puhul tee näiteks võimlemispause, kutsu esinema mõni muusik, mustkunstnik või paku hoopis väike maalimistund.

    6. Ära hoia tehnika pealt kokku. 

    Kui soovid kasutada silmapaistvaid visuaale, siis kasuta ka kõrgetasemelist tehnikat.

    7. Mõtle läbi, kas tahad ka ettelindistatud sisu. 

    See nõuab küll eeltööd, kuid tagab, et õigel hetkel on olemas soovitud kvaliteediga sisu.

    8. Kasuta moderaatorit. 

    Võib tunduda, et moderaator on vaid kontaktürituste puhul vajalik, kuid kogemused on näidanud, et professionaalne moderaator aitab ka hübriid-ja virtuaalüritustel süsteemsust hoida.

    9. Anna võimalus üritust hiljem järele vaadata. 

    Mõnikord ei pruugi kõigil soovijail võimalus üritust selle täpsel toimumisajal jälgida. Võimaldades järele vaatamist, lood võimaluse ürituse järelturundamiseks, suurendad kuulajate arvu ning sinu soovitud sõnum jõuab rohkemateni.

    10. Ole loov! 

    Isegi, kui tundub, et kõik on juba varem ära tehtud, lase oma fantaasial lennata! Ühenda oma üritusega mõni vahva incentive-tegevus või korralda üritus mõnes eriliselt põnevas kohas. Võimalusi on tegelikult lõputult!


    Kokkuvõttes võiks ideaalne virtuaalne üritus olla justkui suurepärane telesaade: kaasahaarav, meeldejääv ja visuaalselt muljetavaldav. 

    Kui otsid veel soovitusi, võta ühendust Tallinna Konverentsibürooga.