Intervjuusari ürituskorralduse asjatundjatega. 4. osa: ürituste virtuaalne keskkond

Intervjuusarja viimases osas räägivad virtuaalürituste (veebipõhised, videoülekandega üritused) korraldamise asjatundjad Leho Valmas (Global Productions Estonia), Lehari Kaustel (Global Virtual Solutions, Royal Experience), Taavi Puuorg (Frank Events) ja Neeme Kari (HYPE) ürituste virtuaalsest keskkonnast ja sellest, kuidas 2020. aasta neid mõjutas.

Leho Valmas: Iga infokogum ning portaal on väga vajalik, et otsitav kiiresti leida. Tehniliselt on samas iga tellija ootused ja vajadused väga erinevad, sealhulgas interneti turvalisusega seonduv ja ka isikukaitse andmete juriidiliselt korrektne käsitlemine. Lisaks registreerimisvormid, mis peavad olema seotud korraldaja või tellija domeeniga või ka erinevate videomängijate litsentsidega seonduvate nüansside osa. Olen seisukohal, et konverentsiveebi keskkond saab olla linkide kogum; kas toimumiskoha põhiselt või ka ettevõtte otsingupõhiselt. Kogu infot ühele platvormile koguda on tehniliselt äärmiselt keeruline. Suurt rolli mängivad siinjuures ka erinevad tehnilised teenusepakkujad.

Taavi Puuorg: Alati pole see vajalik. Samas, kui on tegemist mõne konverentsi või seminari üritusega siis on mugav küll osalejal lugeda ürituse kava ning saata küsimusi ja kommentaare. Selliseks juhuks on ka mitmeid platvorme, mis aitavad inimest tööprotsessi kaasata.

Lehari Kaustel: On soovitatav, kuid see sõltub üritusest ning kliendi vajadustest. Veebikeskkonna saame iga ürituse jaoks luua. Spetsiaalselt virtuaalsündmuse jaoks loodud veebikeskkond loob palju individuaalsust ja bränditunnetust juurde.

Neeme Kari: Selline keskkond on oluline, sest ühes kohas on koos nii videoaken, break-out ruumid, küsimuste-vastuste lahendus, ekspositsioonilahendus ja kontaktiloomise ja suhtlemise lahendus. Selleks on palju erinevaid platvorme, sealhulgas meie enda Eesti Worksup.

LK: Kuidas iganes fantaasia soovib! Siin on võimalused lõputud. Kui kohapeale saab piiratud ruumi tõttu kaasa võtta vaid mõned näited, siis virtuaalselt on võimalik üles ehitada täiesti uued maailmad. Nüüdseks on enamikel ettevõtetel ja asutustel kodulehed, mis nende toodet, brändi, loomingut või teenust põhjalikult tutvustavad. Samuti on võimalik luua virtuaalsed showroomid või tutvustavad videotuurid. Animeerime, loome 3D lahendused, helilised lahendused – see maailm on piiritu! On suur potentsiaal ulatuda kaugemale, kui üks füüsiline konverents või mess seda võimaldaks.

TP: Selles osas kahjuks kogemus puudub. Kuid mõttetalguid selles osas on tehtud mitmeid. Siin tuleks kaasa produktsioonifirma, palju on kinni ülekande tehnilistest aspektidest.

NK: Samaväärse inimkontakti loomine on piiratud. Kõik vajalik info saab siiski edastatud. On erinevaid online-expo lahendusi, millega inimesed järjest rohkem harjuvad. Eksponendi või sponsori jaoks on oluline tulemus ja selleks oleme pakkunud alternatiivseid lahendusi nagu näiteks näitus virtuaalreaalsuses (VR), reklaam-vaheklipid. Või ehitame boksid-showroomid reaalselt üles, kus siis toimuvad esitlused ja intervjuud.

LV: Meil kogemusi erinevate tehniliste lahendustega, aga ükski virtuaalne näitus pole senini kogutud info põhjal eesmärki täitnud. Tootenäidiseid saadetakse endiselt klientide kontoritesse või lepitakse kokku privaatsed demopäevad. Oleme seisukohal, et sponsorlogod segavad ülekande aknas info omandamist. Maitsekalt kujundatud taustasein, bränditud veeklaas või kohvikruus või ka moderaatori ja saatekülaliste mappide tagumised küljed annavad sponsoritele piisavalt mänguruumi.

TP: Koostöö siiani on olnud igati hea. Meile kui korraldajatele meeldib uurida ja vaadata seda sisu, mida konverentsibüroo on oma kodulehele tootnud. See annab juurde lisainfot, tekitab uusi ideid. Eriti oluline on meie meelest see, et tekitatud andmebaasil on korralik ülesehitus erinevate konverentsiruumide kohta. Mahutavused ja lisainformatsioon kõik ühes kohas.

NK: Konverentsibüroo on läbi aastate teinud väga head tööd Eesti tutvustamisel maailmas. Väga oluline, et see ei raugeks ka praegusel ajal, kus Tallinn on maailmatasemel virtuaal- ja hübriidkonverentside toimumiskoht. Seda nii tipptasemel tehniliste lahenduste, asukohtade kui ka korraldusfirmade näol.

LV: On väga rõõmustav, et Tallinna Konverentsibüroo on ellu kutsutud ning näete vaeva info kogumisega erinevatel tasanditel. Erinevate teenusepakkujate valik on lai ja kedagi ei saa eelistada teisele. Igale kliendile sobib erinev lähenemine, hinnastamise loogika. Ülemaailmsete ettevõtete käed on vahel seotud korporatiivlepingutega, kus soovitatakse eelistada kindlat hotelliketti, ülekandeplatvormi jne. Kohtumised TKB töötajatega on hästi meeldivad, sõbralikud ja konstruktiivsed.

LK: Koostöö Tallinna Konverentsibürooga on meie jaoks väga oluline. Büroo kaudu on avanenud meile palju välismaiseid kontakte. Oleme saanud abi enda tutvustamiseks sihtriikides. Samuti mitmekülgne teabevahetus mis on aidanud meil oma teenust paremaks muuta. Oluline on ka toetus turunduse ja nähtavuse suurendamisel.

NK: Muutunud maailm on minule isiklikult loonud soodsa võimaluse ennast edasi arendada koolitaja ja coachina. See on valdkond, mille juures köidab mind kõige rohkem see, et saan luua reaalset väärtust inimestele ja organisatsioonidele, kuidas paremini kohaneda ja madalama stressitasemega soovitud tulemusi saavutada ja lõpptulemusena õnnelikum olla.

LV: Töö on täiskasvanud inimese elus nii tähtsalt kohal, et päris eraldi seda käsitleda ei saa. Töised mõtted saadavad meid paratamatult ka sportides või süüa tehes. Möödunud aasta oli ääretult põnev ja positiivne. Eraldi toonitaksin inimeste avatust ja meeldivat rahu ning sõbralikkust. Tänu rohkele ajale pannakse rohkem tähele detaile ning tekib palju uusi ideid, mis kandub edasi ka töistesse projektidesse. Tänu uuele olukorrale saime lastega tagasi rutiini, kus alustame ja lõpetame päeva ühiselt söögilaua ääres, olles eelnevalt koos süüa teinud. Lapsed on õppinud viimasel aastal kümneid uusi toite valmistama. Ühine koosveedetud aeg on ääretult oluline, et kuulata teineteise mõtteid, vahel muresid, kuid enamjaolt siiski toredaid emotsioone.

LK: Olen viimasel ajal palju mõelnud, milliseks on maailm pärast seda pandeemiat kujunemas. Mitmed endised harjumused ja tavad on muutunud ning peame harjuma uue elukorraldusega. Mõtlen vahel sellele, kuidas inimesed selle pinge keskel toime tulevad. Hea tegemine ja teiste aitamine on tõusnud eriti tähtsale kohale. Loodan, et sellele mõtlevad ka teised.

TP: Mind enim köitis see, et inimestel on julgust ja tahet avastada Eestimaa loodust. Teiseks hoolitakse rohkem tervisest (vähemalt lähiringkonnas). Ma pole ka ise eales niipalju aega veetnud looduses või mitmekülgset sporti tehes. Üha rohkem proovin leida aega ka pisipere jaoks ning raamatuid rohkem lugeda.

Loe ka intervjuusarja varasemaid osi:

Lisainfo:

Meeli Jaaksoo

Äriturismi juht, Visit Tallinn