Intervjuusari ürituskorralduse asjatundjatega. 1. osa: Miks valida virtuaalüritus?

Leho Valmas: Arvestades kehtivaid ühiskondlikke norme, siis virtuaalne videoülekanne on hetkel ainus võimalus soovitud info kuulajate ja vaatajateni viia. Oleme elanud virtuaalsete sündmuse rütmis juba terve aasta ning kogunenud on hulk uusi teadmisi ja kogemusi. 

Meie kliendid on avaldanud soovi ka tulevikus kasutada lisaks tavaformaadile videotehnilist abi põhjusel, et väga detailne info kas meditsiinis, põllumajanduses või ka masinaehituses on tänu kõrgele videokvaliteedile paremini omandatav suurema hulga inimeste poolt. Tavasündmusel kuvati detailset õppematerjali vaid mõnele ekraanile, kõige parema ülevaate ja infoedastuse said vaid inimesed, kes seisid lektori kõrval. Virtuaalsel sündmusel on igal vaatajal reeglina enda isiklik ekraan. 

Oluliseks peetakse ka kiire tagasiside ja küsimuste avaldamise võimekust. Vähetähtis pole ka nüanss, et virtuaalne sündmus jääb järele vaadatavaks, kogudes veel rohkem vaatajaid ning kinnistades mitmekordsel vaatamisel juba omandatud infot või teadmisi. Loomulikult kogutakse digitaalses maailmas tellija soovikohaselt ka statistikat, muuhulgas vaatajate arvu, keskmise vaatamise aja ja osaleja asukoha kohta.

Taavi Puuorg: Virtuaalürituse puhul saab kokku tuua need osapooled, kes võib-olla tavasituatsioonis ei saa koos olla. Eriti seda tänases Covid-19 situatsioonis. Puudub vahetu kontakt, ligipääs ükskõik, kus parasjagu ei viibi.

Lehari Kaustel: Virtuaalüritused pakuvad võimalust oma sõnumit lihtsalt ja paindlikult levitada palju laiemale kuulajaskonnale kui see ühegi füüsilise sündmusega võimalik oleks. 

Osavõtt konverentsidest, koolitustest, kontsertidest ja isegi laulupeost on võimalik maailma eri paigus ja paigust. Seda kõike mugavalt enda valitud kohas - kas kontoris, pargis, köögis või isegi saunalaval. Lisaks annab virtuaallahendus võimaluse korraldada sündmusi esinejatega, keda muidu oleks keeruline ühiselt samasse ruumi oma teadmisi jagama saada. Näiteks kujutage ette ettevalmistusi ja kulutusi, mis tehakse selleks, et USA välisminister Eestisse kutsuda. Nüüd mõelge, kui palju läheb vaja selleks, et ta osaleks Eesti virtuaalüritusel. See vahe on suur. 

Maailma eri nurgast inimesi füüsiliselt kokku saada on oluliselt keerulisem ja kulukam. Virtuaalsele sündmusele on aga võimalik olulised inimesed kokku tuua vahemaade takistustest hoolimata. Virtuaalürituste oluline eelis praegusel ajal on samuti see, et neid ei jäeta ära. Kuna virtuaalsündmuste korraldamine suur ressursside kokkuhoid, siis selle formaadi kasutamine jätkub ja kasvab kindlasti ka pärast pandeemiat.

Raha-, aja- ja keskkonnasäästlikkus, turvalisus ja maksimaalne osalejate arv – need on ju meile kõikidele olulised aspektid ning virtuaallahendus tagab need kõik.

Neeme Kari: Ennekõike vabadus osaleda kust iganes (nii esinejate kui osaleja puhul). Kontaktivaba lahendus, kulud ei sõltu otseselt osalejate arvust, ruumi suurus ei piira osalejate arvu. Agentuurivaates on aja ja energia kulu ikka suures plaanis sama.

LV: Sündmuste korraldamine on täis ootamatuseid ja väljakutseid. Meie tegevusvaldkonnas garanteerib just see silmapaistvamaid lahendusi. 

Soovime igale kliendile luua personaalse ülekande stiili ning pildikeele. Kõik algab sündmuse sisust, millele toetub sinna ümber loodav visuaalne eripära. Kõikide sündmuskorraldusega seotud detailide ühtne käsitlemine võib tunduda kõrvaltvaatajale väljakutse, kui loovale meeskonnale on see kütuseks. Peame tunnistama, et senini pole me kohanud ühtegi võimatut ülesannet. Virtuaalse ülekande esimene ja kõige olulisem detail on kvaliteetne internetiühendus. Enda poolt lisame alati ühenduse garanteerimiseks plaanid B ja C.

LK: Esialgu oli peamiseks väljakutseks tehniliste lahenduste ja võimaluste leidmine. Kriisi alguses tuli äärmiselt kiirelt leida toimivad ja uudsed lahendused. Mitme suunaliste ülekannetega virtuaalsündmuste formaat on veel suhteliselt noor ja tõenäoliselt on selles valdkonnas mitmed tehnilised arengud alles ees. 

Mida aeg edasi, seda rohkem võimalusi tekib. Nüüd on peamiseks väljakutseks piisav ajaressurss uute tehniliste võimaluste katsetamiseks ja ettevalmistamiseks.

TP: Kvaliteetne internetiühendus, tehnilised küsimused (heli ja video), osalejate kaasatus. Just viimane on paljude klientide jaoks eriti valusal kohal. Praegusel hetkel on kõik virtuaalseks kolinud, kuidas aga leida neid nüansse, mis hoiaksid rahva ekraanide ees. See on suurim pähkel üritusturundusagentuurile.

NK: Suurim väljakutse on sotsialiseerumise ja inimkontakti vahetu energia tajumise piiratus – kasutusel on viiest meelest vaid kaks – nägemine ja kuulmine.  Expo-ala demode tegemise piiratud võimalused, kus peale inimkontakti loomise räägitakse päris tehingud sageli kokku just mitteformaalsetel jätkusündmustel. Äri tahetakse ikka teha nende inimestega, kellega on saavutatud hea isiklik kontakt ja usaldus. 

Lisaks on väljakutsed ka tehniliste platvormide kasutamisega seonduv – töökindlus, erinevate platvormide ja süsteemide integratsioonid, osalejate oskus ja vilumus nende kasutamisel. 

Kindlasti on väljakutseks kujunenud ka üleüldine ekraaniväsimus, samuti tehnilise kvaliteedi ja spontaansuse tagamine esinejate poolt – karismaatilised live-esinejad ei pruugi virtuaalse sündmuse puhul oma sõnumit hästi edasi anda.

LK: Näiteks droonikaameraga. Drooniga saab ideaalselt anda ülevaate linnast – lennata virtuaalselt kohale ja siseneda kaamerate abil ruumi, kus üritus aset leiab. Virtuaalne platvorm pakub sihtkoha tutvustamiseks kohati rohkem võimalusi kui füüsiline. Virtuaalselt on võimalik ettevalmistatud materjalide põhjal teha lühikese aja jooksul ring peale kogu Eestile, tutvustada ajalugu ja kultuuri ning näidata ka kohti, kuhu muidu ei satuks keegi. Seda kõike interaktiivselt, lisades virtuaaltuuri juurde nutika vestlusroboti lahenduse.

TP: Enim muidugi läbi virtuaalse mängu või virtuaalreaalsuse. Muud varianti väga polegi. Et inimesi ekraani ees hoida ja isu sihtkoha järgi tekitada, on suur roll taaskord produktsioonipartneril. Koos sisu luues leitakse need võimalused, millega sihtkohta tutvustada.

NK: Siin ei ole mingit olulist revolutsiooni toimunud. Oluline on rääkida lugu, mis inimestele korda läheb. Tehes seda siis läbi erinevate elamuste virtuaalselt või reaalselt. Kui ökoloogilist jalajälge valvav silm natuke kinni panna, siis saates osalejatele nende asukohta tükike Eestimaad, loob väga head emotsiooni. Pean silmas füüsilisi asju, näiteks midagi söödavat, aga ka tarkuseterasid. Rääkimata siinsetest edulugudes erinevates valdkondades, kuhu osalejad saavad oma panuse anda ka investeeringu või saadikuks hakkamise näol.

Lisaks oleks hea luua uusi ja atraktiivseid virtuaaltuure, mida saab teha nii otseedastuses kui ka eelsalvestatuna. Ja miks mitte ka mängulisi lahendusi, mille käigus tutvustatakse meie kodumaad ja kus inimesed saavad soovi korral ka võistelda.

LV: Selleks sobib suurepäraselt videoülekande eel olev ajapuhver ja kõik pausikohad.

Intervjuusari jätkub. Järgmises osas uurime ürituskorralduse ekspertidelt, milliste kuludega tuleks virtuaalse ürituse korraldamisel arvestada, ning millist lisandväärtust virtuaalüritused pakuvad.

Lisainfo:

Meeli Jaaksoo

Äriturismi juht, Visit Tallinn