Mõisted

21.04.2020
Konverentsiturism on turismitööstuses üks äriturismi harudest. Tallinna Konverentsibüroo on kokku kogunud konverentsitööstuses, äriturismis ja elamusturismis kasutusel olevad kõige olulisemad mõisted ja ruumide paigutusstiilid, mis on abiks kõigile, kes soovivad valdkonna kohta rohkem teada saada.

Konverentsibürood

Konverentsibüroo mõiste

Ameerika Ühendriikides on kasutusel konverentsibüroo nimetusena Convention & Visitors Bureau. Euroopas on eelistatud sõnapaar Convention Bureau. Enamik Euroopa konverentsibüroosid pakuvad informatsiooni tasuta ega organiseeri ise üritusi.

Konverentsibüroo on:
  • riigi, regiooni või linna ametlik konverentsiturismi turundus- ja juhtimisorganisatsioon
  • koordineeriv organisatsioon, mis esindab ühte riiki, regiooni või ühte/mitut linna
  • mittetulunduslik katuseorganisatsioon 
  • kvaliteetsete teenuste- ja tootepakkujate ühendus ehk „one stop convention shop
  • otsuste mõjutaja
  • adekvaatne, objektiivne ja erapooletu informatsiooni allikas

Konverentsibüroo missioon ja visioon

Missioon: 
  • konverentsiturismi sihtkoha rahvusvahelise tuntuse ja konkurentsivõime suurendamine
Visioon:
  • olla kvaliteetne, tunnustatud ja usaldusväärne partner liikmetele, klientidele, koostööpartneritele ja sponsoritele
  • olla arvestatav, võrdväärne, usaldusväärne ja tuntud organisatsioon teiste riikide ja linnade konverentsibüroode seas

DMO ehk Destination Marketing Organization

Ameerika Ühendriikides on paljud konverentsibürood võtnud kasutusele Destination Marketing Organization (DMO) nimetuse. Uus konverentsibüroo mudel on rohkem keskendunud järgmiste tegevuste eestvedamisele ja juhtimisele:
  • sihtkoha müük ja turustamine
  • sihtkoha arendamine
  • informeerimine
  • koolitamine

Partnerid ja kliendid

Konverentsibüroo partneriteks on kohalikud konverentsi- ja koolituskeskused, hotellid, konverentsiorganisaatorid (PCO), sihtkoha turundusfirmad (DMC), sündmuste korraldajad (EMC), turismiagentuurid (TA), majutusettevõtted, restoranid, atraktsioonide ja vaba-aja veetmise võimaluste ja transporditeenuste pakkujad, poed jt.
Konverentsibüroo klientideks on assotsiatsioonid, organisatsioonid, liidud, korporatsioonid, ettevõtted jt, kes soovivad korraldada koosolekuid, konverentse, üritusi jne.

Konverentsibüroo tegevused

  • riigi, linna ja liikmete esindamine ja tutvustamine rahvusvahelisel areenil
  • konverentsiturismi sihipärane arendamine
  • liikmete esindamine rahvusvaheliste erialaorganisatsioonide töös
  • liikmete tutvustamine rahvusvahelistel turundusüritustel (messid, workshopid jt)
  • olla initsiaator konverentsiturismi mõjutavate probleemide lahendamisel
  • konverentsialaste koolituste ja täiendõppe edendamine ning vahendamine
  • regulaarsete konverentsialaste turu-uuringute läbiviimine ja statistika kogumine
  • konverentsialaste turundusmaterjalide (veebi, trükised, video, infolehed, organisatsiooni perioodilised väljaanded) koostamine ja tootmine
  • nõustamine ning eksperthinnangute andmine, info, ideede ja kogemuste vahendamine 
  • konverentsisektorite omavahelise koostöö koordineerimine ja aktiviseerimine
  • konverentside planeerimise abistamine – hangete (bidding) protsessis osalemine
  • avalikkuse teavitamine konverentsibüroo tegevusest, konverentsiturismi arengutest, tähtsamatest sündmustest

Tulu liikmetele ja partneritele

  • laiem juurdepääs turundus- ja müügivõimalustele
  • pakub liikmetele uusi ideid ja loob võimalusi äritegevuseks
  • toetab liikmeid rahvusvahelises konkurentsis
  • suureneb liikmete ja partnerite tuntus, usaldusväärsus
  • liikmete huvide esindatus organisatsioonides ja institutsioonides
  • pakub liikmetele uusi rahvusvahelisi kontakte ja sidemeid
  • võimaldab osaleda konverentsibüroo poolt korraldatavatel tutvumis-ja pressireisidel 
  • võimaldab osaleda konverentsibüroo poolt väljaantavates trükistes, veebil ja uudiskirjades

Konverentsibüroode tegevuste tulemusel

  • suureneb sihtkoha tuntus ja maine konverentsisihtkohana 
  • pikeneb turismihooaeg
  • suureneb rahvusvaheliste ürituste arv
  • suureneb välisturistide arv, sh pikeneb nende kohaviibimise aeg
  • suureneb majanduslik tulu
  • kujunevad uued otsesed kontaktid, partnerlus
  • kujunevad uued äriideed, investeeringud
  • suurenevad riigi ja linna toodete ning teenuste ekspordivõimalused
Liikmestaatus on märk kvaliteedist.

Äriturism

Konverentsitööstus

Aastast 2006 on rahvusvaheliselt heaks kiidetud mõiste Meetings Industry, mis asendas lühendi MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions). Otsene vaste eesti keeles on konverentsitööstus. See omakorda kätkeb järgmisi mõisteid:
  • Conventions - konverents ja näitus, kus viimati mainitu võib olla üheks konverentsi osaks (USA definitsioon)
  • Exhibitions - näitused
  • Incentives või corporate events - preemia- või boonusreisid
Eesti keeles ei ole inglisekeelsele terminile Meeting Industry ühest vastet. Konverentsitööstuse nimetuse all eelistatakse kasutada mõistet konverentsiturism. Tallinna turismiveebis käsitletakse neid mõisteid samatähenduslikena.

Äriturism

Äriturism (Business Tourism) on mõiste, mis hõlmab kõiki tööga seotud reise, olenemata osalejate arvust. Näiteks kohtumised äripartneritega, osalemised konverentsidel, seminaridel, koosolekutel, tootetutvustustel jm, välja arvatud osalemised meelelahutus- ja spordiüritustel.


Konverentsiturismis on kasutusel ligi 80 ürituse nimetust.
Valik eestikeelseid konverentsiturismi definitsioone.

Elamusturism

Elamusturismi mõiste definitsioon ja olemus

Elamusturism (incentive või corporate events) on konverentsiturismi üks luksuslikumaid alaliike. Meeldejääva reisikogemusega motiveeritakse osalejaid tööalaseid eesmärke saavutama või premeeritakse heade töötulemuste eest.

Ingliskeelsele terminile incentive ei ole eesti keeles ühest vastet. Eelistatakse kasutada mõisteid elamus-, stiimul-, motivatsiooni- või viie-meele-turism. Tallinna turismiveebis käsitletakse neid samatähenduslikena.

Elamusturismi eesmärk on parandada töötulemusi nii individuaalsel kui ka ettevõtte tasandil. Selline reisimine pakub üksikisikutele või spetsialiseeritud gruppidele võimalust saada väärtuslikke reisikogemusi ja -muljeid vastavalt varem püstitatud eesmärkidele.

Üha enam nähakse motivatsioonireiside otsest seost töötulemuste paranemise ja ettevõtte eesmärkide saavutamisega.

Loe rohkem Society of Incentive & Travel Executives (SITE) veebilehelt.

Ajalugu

Kõige esimene teadaolev motiveeriv reisiprogramm käivitus aastal 1906, kui ettevõte National Cash Register of Dayton Ohiost autasustas oma 70 töötajat teemantnõeltega ning saatis tasuta reisile firma peakorterisse New Yorki.
Laiemalt hakati reisimist töötajate motiveerimisvahendina kasutama 1960-ndatel, mil hoogusus globaalse turismi areng. Uue turismiliigi pioneeriks oli USA, mis on tänini jäänud stiimulreiside suurimaks turuks. Euroopasse levis elamusturism alles 1970. aastal, kui seda hakati kasutama Inglismaal. Mandri-Euroopasse jõudis see alles kümme aastat hiljem.

Kasumlikkus

Kasu tööandjale:
  • firmasisene suhtlemine muutub lihtsamaks
  • edeneb korporatsiooni kultuur ja sotsiaalne toimimine
  • töötajad on motiveeritud ja järgnevaks tööperioodiks positiivselt meelestatud
  • töötajad on ettevõttele lojaalsed
Uuringud näitavad, et elamusreis tagab ülaltoodud eesmärkide saavutamise palju tõenäolisemalt kui rahaline preemia.

Kasu töötajale:

Lisaks sellele, et reisi tulemuseks on ettevõtte poolt seatud eesmärkide saavutamine, täidab elamusreis ka reisija enda vajadusi.

Reisimist innustavad järgmised ajendid (McIntosh and Goeldner 1986):
  • psüühiline motivatsioon (puhkus, tervis, sport)
  • kultuuriline motivatsioon (soov tutvuda uute kultuuridega)
  • isikutevaheline motivatsioon (soov tutvuda uute inimestega)
  • staatus ja prestiiž (soov areneda ja suurendada oma sotsiaalset staatust)

Ruumide stiilid

Soovitused konverentsiruumide paigutuseks:
U-kujuline (U-shape
Sobivam kuni 30 osalejale. Säilitamaks paigutuse interaktiivset mõju, on soovitatav maksimaalne osalejate arv 30.
Nõupidamisruum (Boardroom)
Sobivam kuni 25 osalejale
Klastristiil (Cluster Style)
Kasutada võib ka kabareestiili (laua ümber istuvad delegaadid on kõik suunatud näoga lava poole), mis on heaks asetuseks töögruppide puhul.
Klassiruum (Classroom)
Klassiruumi kujuline asetus sobib pikemate kohtumiste jaoks. Selline paigutus on osalejaile mugavaim ja pakub vaba pinda paberite ja joogi jaoks.
V-kujuline klassiruum (Chevron or Herringbone Classroom)
Et oleks võimalik vabalt liikuda, tuleks ridade vahele jätta piisavalt ruumi.
Teatristiil (Theatre)
Tooliridade vahele tuleks jätta piisavalt ruumi. Suuremates ruumides tuleks üle kontrollida dataprojektori suurus ja võimsus.
Ruut (Hollow Square)
Sobivam kuni 24 osalejale. Hea lahendus ajurünnakuteks, kui kohtumisel pole juhti.
Toolide ring (Circle of Chairs)
Sobivam kuni 20 osalejale. Rohkema arvu osalejate puhul ei pruugi nad üksteist piisavalt hästi kuulda.
Bankett (Banquet)
6-10 kohalised ümmargused lauad on jaotatud ühtlaselt üle ruumi. Sobilik stiil suurematele gruppidele pidulikeks üritusteks nagu näiteks autasustamise tseremooniad, Gala- ja black-tie õhtusöögid.
Banquet
Vastuvõtt (Reception)
Stiil julgustab osalejaid suhtlema. Kõrged püstjalalauad on jaotatud ühtlaselt üle ruumi (võib olla ka ilma laudadeta). Istumisvõimalus puudub või on minimaalne.
Reception

Tutvumisreis ja site-inspection

Tutvumisreis

Tutvumisreis (fam-tour) on tegevus, mille eesmärgiks on tutvustada konkreetset sihtkohta potentsiaalsetele ürituste organiseerijatele.

Tavaliselt koostab programmi kutsuja, kelleks on riigi või linna vastav institutsioon (näiteks konverentsibüroo) või ettevõtja. Reisi käigus tutvustatakse sihtkoha eeliseid ja võimalusi ning inspireeritakse sihtkohas sündmust organiseerima. Tutvumisreisil käiakse tavaliselt rühmaga. Reisi tulemuseks võib olla mistahes tulevikus toimuv külastus või üritus*.

*Üritus – kongress, konverents, foorum, seminar, sümpoosium, koosolek, koolitus, treening, presentatsioon, pressiüritus, toote tutvustus, meelelahutus- või spordiüritus jm.

Site-inspection

Site-inspection on tegevus, mille eesmärk on valitud sihtkohas leida konkreetse sündmuse korraldamiseks sobivad kohad ja võimalused.

Linna võimalustega tutvuma tulnud assotsiatsiooni, organisatsiooni või ettevõtte esindaja kohtub väljavalitud konverentsibüroo, konverentsiorganisaatori (PCO), turundusfirma (DMC) või sündmuse korraldajaga (EMC). Võimalusel sõlmitakse konkreetsed kokkulepped, lepingud ning määratakse mõlemapoolne korralduskomitee. Site-inspectionile tulija on eelnevalt kas sihtkohta juba külastanud või tutvunud väga põhjalikult sihtkoha võimalustega (konverentsikeskused, hotellid, restoranid jne). Ürituse toimumisaeg on eelnevalt kindlaks määratud ürituse korraldaja poolt.

Rahvusvahelised assotsiatsioonid

Events Industry Council (EIC)

Endine Convention Industry Council
Eesmärk on edendada konverentsitööstuse kvaliteeti, töötada välja ühtsed standardid. Loodud 1949.

Tegevused:
1993. aastal avaldas EIC konverentsitööstuse esimese Economic Impact Study.

Destinations International

Endine Destination Marketing Association International (DMAI)
Eesmärk on toetada sihtkoha turunduse ettevõtete professionaalsust, efektiivsust ning kuvandit. Valmistada konverentsitööstust ette kiiresti muutuvas majandusruumis hakkamasaamiseks. Loodud 1914.

DMAI ajalugu:
  • Esialgne nimetus oli International Association of Convention Bureaus (IACB) 1914–1974
  • 1923 – anti välja eetikakoodeks
  • 1948 – viidi läbi esimene Convention Income Survey
  • 1974 – International Association of Convention Bureaus (IACB) nimetati ümber International Association of Convention & Visitor Bureaus (IACVB)
  • 1974 – International Association of Convention & Visitor Bureaus (IACVB) 
  • 2005 – hakkas kandma nime Destination Marketing Association International (DMAI)
  • 2017 – Destination Marketing Association International (DMAI) nimetati ümber Destinations International

European Cities Marketing (ECM)

Eesmärk on ühendada riikide ja linnade konverentsibüroosid ning turismiosakondasid. Loodud 2008.

Tegevused:
  • sihtkohtade turustamine
  • Euroopa-sisene suhtlemine konverentsitööstuse professionaale vahel
  • suhtlemisvõrgustiku loomine
  • oskuste ja teadmiste jagamine
  • konverentsitööstusele vajalike uuringute läbiviimine ja levitamine
  • PR tegevus ja meediakajastused

The European Federation of the Associations of Professional Congress Organizers (EFAPCO)

Eesmärk on arendada konverentsiturismi Euroopas ning tutvustada siinseid professionaalseid konverentsikorraldajaid väljaspool Euroopat. Loodud 2004.

Tegevused:
  • Euroopa professionaalsete konverentsikorraldajate seisukohtade tutvustamine teistele sektoritele
  • professionaalsete standardite väljatöötamine ja tutvustamine
  • konverentsikorraldajatele äriliste võimaluste loomine
  • Euroopa Liidu õiguse jälgimine ning soovituste jagamine konverentsiturismi seisukohast vaadatuna
  • konverentsikorraldajate probleemide hindamine ning võimalike lahenduste pakkumine
  • suhtlemisvõrgustiku loomine
  • avalikule sektorile vajaliku informatsiooni tagamine 
  • keskkonnasõbralikkuse julgustamine ja tagamine oma liikmete tegevustes

International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO)

Eesmärk on tõsta rahvusvahelise konverentsisektori teenindustaset, koolitades ning tagades võimaluse kogemuste vahetamiseks konverentsitööstuse professionaalide seas. Loodud 1968.

Tegevused:
  • teavitada avalikkust konverentsikorraldaja ametikoha vajalikkusest 
  • tagada kvaliteet organisatsiooni üritustel
  • viia läbi konverentsiturismi probleeme puudutavaid uuringuid
  • tagada suhtlemisvõrgustik konverentsiturismi assotsiatsioonide vahel
  • IAPCO Training Academy koolitusprogramm
  • Korraldada professionaalsete konverentsikorraldajate foorumit

International Conference & Convention Associtaion (ICCA)

Esialgne eesmärk oli hinnata võimalusi, kuidas turismitööstust kaasata üha arenevasse rahvusvaheliste kohtumiste tööstusse. Praegu on eesmärk konverentsitööstuse professionaalide ühendamine ja koolitamine, olles üks tunnustatuim organisatsioon turul. Loodud 1963.

Tegevused:
  • turundustegevuse korraldamine (veeb, messid, workshopid jt)
  • haridusfoorumite ning koolituste korraldamine
  • assotsiatsioonide/korporatsioonide andmebaasi haldamine
  • suhtlusvõrgustiku arendamine
  • statistika kogumine, tulemuste analüüsimine ja avaldamine

Joint Meetings Industry Council (JMIC)

Esindab kõiki suuremaid konverentsitööstuse assotsiatsioone: AACVBAIPCASAEcocalDMAIECMEFAPCOEVVCIAPCOICCAICESAPIFESMPIPCMASITEUFIUIA. Loodud 1978.

Eesmärk ja tegevused:
  • konverentsitööstuse huvigruppide suhtevõrgustiku koordineerimine
  • laiema ja selgema konverentsiturismi kuvandi loomine meedias, valitsuste tasandil ning ärimaailmas
  • tööstuse põhiteemade ja sõnumi mobiliseerimine ning edastamine
  • valitsuse ning mittetulundusühingute kaasamine konverentsitööstuse teemadesse

Meeting Professionals International (MPI)

Eesmärk on luua mitmekülgne ja kvalifitseeritud rahvusvaheline konverentsitööstuse sektor. Loodud 1972.

Tegevused:
  • hallata professionaalsete konverentsiturismi esindajate andmebaasi
  • tagada professionaalne koolitus
  • luua suhtlusvõrgustik
  • koordineerida kvalifitseerimisprogrammi
  • anda välja ajakirja „The Meeting Professional"

Professional Convention Management Association (PCMA)

Eesmärk on pakkuda uuenduslikku haridust ja tutvustada professionaalse konverentsikorralduse väärtust laiemalt. Loodud 1956.

Tegevused:
  • asjakohase koolituse pakkumine konverentsiprofessionaalide kõikidele arengutasemetele
  • silmast-silma kohtumiste tähtsuse tutvustamine laiemale ringile
  • vajalike uuringute läbiviimine

Society of Incentive and Travel Executives (SITE)

Eesmärk on edendada ühiskonna teadlikkust elamusturismist ning tõsta selle populaarsust üle maailma. Loodud 1975.

Tegevused:
  • liikmete koolitamine
  • rahvusvaheliste uuringute läbiviimine ja levitamine
  • koostöö avaliku sektoriga, tagamaks elamusturismi arenguks vajalike otsuste tegemise riiklikul tasemel
  • suhtlusvõimaluste loomine elamusturismi pakkujate ning ostjate vahel