Mis lisandväärtust virtuaalse ürituse korraldamine annab?

Leho Valmas: Saame mõõta väga täpselt virtuaalsündmusest osavõtja seminari vaatamise aega, sisselogimise asupaika, kasutatavat veebilehitsejat ja muid detaile, mida klient soovib. Korraldatud sündmus on nüüdsest lihtsasti järelvaadatav, arhiveeritav ja analüüsitav ja miks mitte tulubaasi tekitamiseks ka maksumüüriga kaitstav.

Lehari Kaustel: Virtuaalsündmusel on sõnumi edastamiseks palju erinevaid võimalusi. Suurtest lisaväärtustest võiks välja tuua näiteks paindlikkuse ja aja. Virtuaalselt võid sa ühel hetkel olla ühel üritusel ning hetke pärast juba järgmisel, ise füüsiliselt asukohta vahetamata. Just hüperlokaalsus on see, mis annab virtuaalsündmustele tohutu eelise. Korraldajale annab see aga suurema osalejate arvu, palju rohkem huvitatud inimesi saab sündmusest osa. Saalides on kindel arv kohti – internetis saab aga pakkuda osalemisvõimalust nii paljudele kui korraldaja soovib.

Taavi Puuorg: Virtuaalse ürituse korraldamine annab ennekõike võimaluse osaleda erinevates tööprotsessides või meelelahutuses ükskõik, kus parasjagu viibid. Tihti on ettevõtete harukontorid peakontorist eemal, mistõttu on kuluefektiivsem korraldada virtuaalüritust.

Neeme Kari: Konverents ei ole ainult see (kuni COVID-kriisini), mida osaleja näeb ja kuuleb lektori käest. Konverentsi olulisim osa on isiklike kontaktide loomisel ja sotsialiseerumisel (keskkonna vahetus, reisimine jms, mis on sageli peamine motivaator). COVID-kriisi eelsel ajal pigem ei andnud virtuaalne konverents eeliseid päris konverentsile. COVID-kriisi ajal on virtuaalne ainus võimalus. See annab võimaluse üleüldse midagi teha. Selles kontekstis – virtuaalne maailm päästab konverentside maailma. Konverentsile annab väärtuse ka väga professionaalne moderaator ja ideaalis mitu moderaatorit.

Kas virtuaalürituse korraldamine on korraldajale soodsam?

LK: On nii soodsam kui ka keskkonnasõbralikum. Füüsiliste ürituste puhul kehtivad kulutused nagu transport, toitlustus ja majutus enam selliselt ei domineeri. Ühest väikesest ruumist on võimalik oma loomingut jagada pea igasse maailmanurka, seal ise füüsiliselt kohal olemata. Küll aga on virtuaalsetel üritustel teistsugused kuluartiklid, näiteks laitmatult toimiv tehnika ja spetsiaalsed platvormid, mis ürituse sujuvamaks ja haaravamaks teevad.

TP: See väga palju sõltub kontseptsioonist ja sellest, mida soovitakse saavutada. Virtuaalüritus saab ka kallim olla kui ülekanne teha telesaate produktsiooniga, saata koju kõigile süüa, juua või meeneid ja kaasates erinevaid esinejaid ja artiste. Üldjuhul on soodsam kuid see sõltub virtuaalse kontseptsiooni eesmärkidest.

NK: Üldine ootus on küll selline, sest puuduvad inimestega seotud olulised kulud nagu toitlustus ja reisikukud. Samas see sõltub väga konkreetsest sündmusest. Kui võrrelda meie korraldatud sündmuste sarja, kus üks aasta on olnud kontaktüritus ja teine aasta sama sisuga ja mahuga virtuaalne, siis kokkuhoid tekib küll toitlustuse ja logistika ja meenete arvelt, kuid sellest vabanevad ressursid suunati just tugevama ja efektsema sisu ja tehnilise lahenduse eelarvesse. Püüdes kompenseerida kõiki puuduvaid elemente, võib eelarve kujuneda ka nö päris konverentsist kallimaks. Näiteks kui arvestada toidupakkide osalejatele koju saatmist, kallima ja keerulisema stuudiolahenduse kasutamist, telerežiid, esinejaid, vahetegevusi ja meelelahutust.

LV: Kõik sõltub kliendi soovidest ja vajadustest. Hübriidsündmuse korraldamine on pigem kallim, sest lisaks kohapealsele produktsioonile lisandub ka teletehniline osa ning arvestades kliendi detailsemaid soove ka näiteks maandumisleht. Kõige soodsam on teha videoülekannet isikliku veebikaamera või telefoniga. Meie meeskond on siiski seisukohal, et vaataja ei peaks tänu kehvale ülekande kvaliteedile teritama kõrvu ega silmi, mis võtab fookuse peamiselt – ülekande sisult. Kvaliteetse sisu aitab paremini esile tuua maksimaalne mugavus lektorile ülekande toimumispaigast. Olulised on näiteks läbimõeldud lavaplaan, valgustus, esineja kell ja monitorid, presentatsiooni pult, mugav mööbel ja joogivesi. Teame, et tehnilist standardlahendust professionaalses maailmas ei eksisteeri. Kõikide klientide soovid, vajadused, ootused ning ka finantsiline võimekus on erinevad. Meie klientideks on paljud korporatsioonid, kus peame igakordselt arvestama kliendi visuaalse identiteediga. See algab eetrigraafikast, lilleseadete ning vaipkatte värvist, spetsiaalselt kujundatud esitlusfailidest ja pilt pildis taustagraafikagast.

Milliste kuludega peab korraldaja arvestama?

TP: Tehnilise produktsiooni kulud (stuudio ja olemasolev tehnika stuudios), litsentsitasud, esinejad, artistid. Need oleksid peamised võtmetegurid eelarve koostamisel.

NK: Pädev tehniline meeskond (sh korraldusagentuur), litsentseeritud toimiv ülekandeplatvorm, tehniline terviklahendus (näiteks stuudio), programmi ja sisu kulu (lektorid, ergutustegevused, motivatsiooni esinejad, meeskonnatreening). Meie seisame alati oma valdkonna professionaalide õiglase tasustamise eest ning keskkonnasäästlike lahenduste eest, mis ei pruugi olla kõige soodsam võimalus sündmuse korraldamiseks, kuid räägib väga selgelt tellija tegelikest väärtushinnangutest. Tunda on oluliselt suuremat panust visuaalsetele ja dekoratsioonilahendustele, et sündmuse kaadrid oleksid omanäolised ja atraktiivsed.

LV: Meie kliendid on mõne virtuaalse ülekande jaoks vajanud vaid telefoni statiivi, slaidivahetuse pulti või kvaliteetset veebikaamerat, mille rendihinnad algavad 15 eurost. Keskmise videoülekande hinnaklass on 2000–4000 eurot, harvematel juhtudel ka 20 000–50 000 eurot. Need hinnad on väga indikatiivsed ja ei ole otseses seoses vaatajate arvuga.

LK: Virtuaalürituste korraldamisel saab mitmeid ressursse säästa. Töötav tehnika ja inimesed, kes seda tehnikat professionaalsel tasemel valdavad on aga kulud, millega peab arvestama. Iga korraldatud üritusega oleme õppinud tehnilistele väljakutsetele sobivaid lahendusi leidma ja iga korraga on saanud selgemaks, kui tähtsaks osaks on kvaliteetse teenuse osutamisel just tehnilise turvalisuse ja töökindluse tagamine.

Mis on kõige keerulisem osa virtuaalse ürituse planeerimisel ja läbiviimisel?

TP: Ajaline täpsus ja kaasatus. Ülekande jälgimisel on inimestel ootus, et see oleks piisavalt huvitava sisuga, mis hoiaks neid ekraani ees. Kuidas anda „maasikaid”, et põnevus säiliks. Selleks on omad nipid. Üks olulisem nüanss on see, et ülekanne tuleb teha võimalikult sujuvaks ja vältida erinevaid viperusi. Selleks tuleks ülekanne eelnevalt võimaluste piires speakeritega läbi mängida.

NK: Tellijad pigem on virtuaalmaailma suhtes skeptilised, ekraaniväsimus on kiire tekkima. Väga täpselt on vaja planeerida ettekannete pikkust, ergutustegevusi jne. et hoida vaatajate tähelepanu. Ootused hindadele on tuntavalt madalamal, kui reaalselt maksavad stuudiod, meeskond ja tehnika. Keeruline on ka leida õiged esinejad, kes veavad välja ka virtuaalmaailmas (päris elus väga veenvad ja karismaatilised esinejad ei pruugi virtuaalselt samaväärselt mõjuda).

LK: Nii nagu füüsilise ürituse puhul, tuleb teha ka virtuaalse ürituse sujuvaks läbiviimiseks palju eeltööd. Kõikide kõnelejatega on vaja teha testid, tutvustada neile programme, millega me töötame ja kindlustada nende tehnika töövalmidus. Peavad olema ka lisaseadmed, et valmistuda tõrgeteks. Kõige keerulisem on see, et isegi kui me oleme kõigeks valmis, ei sõltu kõik lõpuni meist endast, vaid suurt rolli mängib tehnika, mis võib olla kohati ettearvamatu. Ka maailma eri paigus olevate inimeste juhtimine otse-eetris on päris keeruline ja on nõudnud meilt palju harjutamist, et seda sujuvalt ja meisterlikult teha.

LV: Kõiki detaile peab käsitlema võrdselt ning eraldi pole võimalik eristada keerukamat osa. Juba eelpool kirjeldatud internetiühenduse kvaliteet ja kiirus on esmased kaardistamist vajavad tegurid. Viimase aasta jooksul on lisandunud teenusepakkujate poolt suur paindlikkus, sest üleriigilised või globaalsed piirangud võivad loetud tundide jooksul sündmuste formaati ja kulgu muuta. See vajab omakorda kiireid ümberkorraldusi seoses toitlustuse, toimumispaiga, tehnilise personali ja inventari ümberpaigutamise osas. Eraldi toonitamist vajab mitmete hotellikettide vastutulelikkus broneerimistasude vähendamise ja tagasimaksmise tingimuste osas.

Intervjuusari jätkub. Järgmises osas räägivad ürituskorralduse eksperdid, milliste nippidega hoida üritusel osaleja tähelepanu ja kuidas luua silmast-silma üritusega võimalikult sarnane elamus.

Lisainfo:

Meeli Jaaksoo

Äriturismi juht, Visit Tallinn

konverents@tallinnlv.ee

Artiklid ja soovitused