Mida virtuaalse ja hübriidürituse korraldamisel silmas pidada

Virtuaal- ja hübriidüritused on siin, et jääda. Seda tõdevad nii ürituskorraldajad, konverentsikeskused kui tehnilist tuge pakkuvad ettevõtted. Selleks, et Tallinnas pakutaks osalejaile võimalikult kaasavat, meeldejäävat ja sujuvat kohtumiste kogemust, oleme koondanud asjatundjate seas levinud soovitused eduka virtuaal- või hübriidürituse läbiviimiseks.

Enne kui hakata mõtlema konkreetsetele detailidele, mõtle läbi, mida soovid oma üritusel saavutada ja kuidas kõige paremini oma ürituse sisu publikule edastada. Sellest sõltub, milliseid spetsiifilisemaid tehnilisi lahendusi planeeritud üritus vajab. Samuti saab formaadist ka tuletada muid detaile, näiteks kas üritusele on vaja moderaatorit või mil määral on üritusel eellindistatud sisu.

Üritusele sobiv virtuaalne tehnika sõltub oluliselt soovitud ürituse formaadist. Kas tegemist on koolitusega, kus põhirõhk on esineja slaidide edastamisel? Või on hoopis tegemist aruteluga, kus soovid publiku aktiivset osalemist? Kui soovid näidata videoid, siis tuleb tagada, et vaatajale edastatav pilt oleks võimalikult terav ja selge. Kui tahad kasutada eriti põnevaid visuaalseid efekte, võib olla vajalik kasutada lisatehnikat.  

Kui planeerid üritust suurele publikule, kus soovid esitada kvaliteetseid visuaale ning panna rõhku publiku osavõtule, siis on hea mõte kasutada professionaalse virtuaalürituste korraldaja teenuseid. Mitmed Eestis tegutsevad ettevõtted on loonud kõrgetasemelisi üritusi tuhandetele osalejatele. Tallinnas ja mujal Eestis on ka juba loodud arvukalt stuudioid just virtuaalsete ja hübriidürituste korraldamiseks. 

Tallinnas on juba mitmeid ürituspaiku, mis on loonud oma ruumidesse eraldi stuudiod hübriid- ja virtuaalürituste korraldamiseks. Stuudioid saab üles panna ka ajutiselt, seega pole vaja kindlalt otsida juba olemasoleva tehnikaga ürituspaiku, vaid saab mõelda pigem sellele, milline koht sobiks sinu ürituse stiiliga kõige enam. Isegi, kui üritus on planeeritud osavõtjatele täielikult virtuaalsena, aitab ürituspaiga kasutamine luua vaatajaile muljet, et tavapärase Skype’i koosoleku asemel on nad tõepoolest osa saamas sündmusest. 

Publiku kaasamine ja kuulajate tähelepanu hoidmine on virtuaalse ürituse puhul üks keerulisemaid väljakutseid. Ekraani ees istudes on inimestel palju rohkem potentsiaalseid segajaid kui saalis olles. Seepärast on hea mõte kasutada publiku tähelepanu hoidmiseks näiteks küsitlusi, viktoriine, inspireerivaid tegevusi ning loomulikult anda kuulajaile võimalus küsimusi küsida. Võimalusi on mitmeid, kuid mida rohkem osalejad tähelepanu ja tegevust saavad, seda meeldejäävam kindlasti ka üritus.

Suure tõenäosusega ei jää esimene korraldatud virtuaalne- või hübriidüritus sulle viimaseks. Selleks, et näha, mis toimis ja mida järgmisel korral parendada, kogu toimunud ürituse kohta võimalikult mitmekülgset statistikat. Mitu osalejat tegelikult üritusel osales võrreldes registreerunute arvuga? Milline oli osalejate kaasatus – mitu protsenti osalejaist vastas küsitlustele, osales viktoriinis, küsis küsimusi? Kindlasti kaalu pärast üritust osalejaile tagasiside küsitluse saatmist ning jäta vaba väli lisamärkustele.